Công sở ngày nay không còn thấy những công việc giống như ngày trước. Mô hình của các công ty mới và khả năng nghề nghiệp đã thay đổi không gian làm việc, nơi mọi người phát triển hoạt động mang tính chuyên nghiệp theo yêu cầu công việc. Làm việc tại nhà, trong các không gian làm việc chung hay làm việc từ xa ở bất cứ nơi nào trên thế giới là một thực tế rất phổ biến. Tuy vậy, một số công ty vẫn không áp dụng hay tạo ra các không gian cần thiết, một không gian mà các nhân viên có thể làm việc cùng nhau, hợp tác trong cùng một môi trường. Ngoài văn hoá chia sẻ mà các công ty cố gắng tạo ra, điều quan trọng là căn phòng cần được thiết kế tính đến nhu cầu và đặc thù cho từng loại công việc, khuyến khích giao tiếp và tương tác đồng thời cung cấp không gian làm việc mang tính tập trung cao. Khi các thế hệ và văn hoá doanh nghiệp thay đổi thì các không gian văn phòng tránh các bố cục, sắp xếp truyền thống với tủ, bàn, phòng họp là điều tự nhiên.
Trong một ngày tại văn phòng. chúng ta ngồi ở những nơi khác nhau. Chúng ta tìm kiếm sự tập trung, nói chuyện, tham dự các cuộc họp và thảo luận về những ý tưởng mới. Ngoài cách sắp xếp không gian, sự thoải mái là yếu tố quan trọng mang lại hiệu quả công việc. Ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, chiều cao bàn và sự thoải mái của ghế ngồi là các yếu tố tác động của bài toán này. Một nhân viên không cảm thấy thoải mái sẽ suy nghĩ về nguyên nhân của sự khó chịu thay vì nghĩ về công việc.
Dưới đây là những lựa chọn giúp cải thiện không gian hội họp giúp công việc trở nên thoải mái hơn, từ đó nâng cao năng suất trong công việc của văn phòng.
Meeting Space
Không gian họp là địa điểm trao đổi thông tin, gặp gỡ dù là vấn đề được trình bày bởi một người hoặc một nhóm đồng nghiệp cùng thảo luận về một chủ đề cụ thể nào đó. Tuỳ vào mỗi công ty mà nó có thể đơn giản hoặc truyền thống. Một cách để phân biệt sự khác biệt này là dựa vào hình dạng bàn hoặc loại ghế được sử dụng. Ghế thấp hơn, thoải mái hơn sẽ mang đến cảm giác thư giãn, gần gũi hơn cho môi trường xung quanh và cho các cuộc trò chuyện. Một chiếc bàn hình chữ nhật cùng với một chiếc ghế ở đầu/ cuối bàn có thể cho thấy một sự phân cấp nhất định trong vài trường hợp. Mặt khác, những chiếc bàn tròn cho thấy sự hiển thị tốt hơn, phù hợp với những cuộc thảo luận và ra quyết định chung.
Nếu công ty lớn, việc cung cấp nhiều loại phòng họp có thể hữu ích. Phòng nhỏ hơn hoạt động tốt cho các cuộc họp không chính thức và nhanh chóng. Nhiều không gian tách biệt có thể hữu ích để giải quyết các vấn đề mang tính riêng tư. Nhưng tính linh hoạt của không gian và tính khép kín (thông qua cách sắp xếp lại bàn và các loại cửa mờ) cũng có thể hoạt động tốt ở các khu vực bị hạn chế hơn.
Landing
Đây là địa điểm chuyển tiếp mở cho không gian hội họp hoặc các diễn đàn. Trước hoặc sau các cuộc họp hay sự kiện, đây là nơi cung cấp không gian xã hội cho những người tham gia. Đây là nơi hữu ích để kết thúc các cuộc thảo luận, đặt câu hỏi của những người tham gia, và có thể là nơi diễn tập cuối cùng trước những buổi thuyết trình quan trọng. Vì là không gian sử dụng ngắn hạn, bàn cao và ghế đẩu sẽ hoạt động tốt. Ghế sofa (loại không lún khi ngồi) cũng có thể được sử dụng với mật độ cao.
Forum
Forum là không gian được tạo ra để hỗ trợ trình bày và thảo luận về nội dung. Việc tổ chức bàn ghế được xác định rõ ràng về không gian, ưu tiên loa và các thiết bị hỗ trợ (màn hình hoặc trình chiếu). Các yếu tố quan trọng bao gồm tầm nhìn tốt cho mọi người, âm thanh và ánh sáng chất lượng tốt và khả năng thu hút người tham gia. Như trong phòng họp, các sắp xếp và loại nội thất được sử dụng phụ thuộc vào phong cách của công ty. Các tuỳ chọn về nội thất được cung cấp trên thị trường phải được định vị lại để phù hợp với từng bài thuyết trình và khán giả.
Plaza
Giống như thành phố, plaza đóng vai trò quan trọng như là trái tim năng động của cảnh quan – nơi mà mọi người và sự di chuyển của họ có thể kiểm soát tốc độ của tổ chức. Đây là không gian mở và là không gian công cộng mang tính chào đón, nằm ở ngay các điểm giao cắt chính và khu vực có nhiều sự đi lại. Plaza nên hỗ trợ một loạt các trải nghiệm và tất cả dân cư. Cách tổ chức này khuyến khích sự pha trộn và giao tiếp giữa các nhân viên từ nhiều phòng ban khác nhau, cho phép nhiều hoạt động công việc xảy ra đồng thời, giúp truyền đạt thông tin và cung cấp các tiện nghi như một điểm thu hút. Có thể đặt bàn nhỏ, những chiếc ghế thoải mái hay các khu vực chỗ ngồi nhỏ được thêm vào, thúc đẩy việc trao đổi ý tưởng.
Hiểu rõ DNA của mỗi công ty là chìa khoá khi thiết kế một không gian văn phòng. Để làm được điều này, bạn cần nói chuyện với nhân viên, dành thời gian để theo dõi chuyển động của họ và đặt câu hỏi một cách thấu đáo. Những cách tiếp cận này có thể quyết định việc tạo ra hiệu quả không gian làm việc, khiến nhân viên hài lòng hơn và tập trung vào công việc. Những cách nêu trên là một khởi đầu tuyệt vời để đạt được kết quả đó.
