Hãy tiết kiệm hàng giờ đồng hồ lãng phí và thưởng cho mình thêm ngày nghỉ bằng những bí kíp sau đây.
Chúng ta đều có những thứ “giết thời gian” trong ngày mà chúng ta hiếm khi ý thức được. Nhưng nếu bạn thực sự tập trung vào việc chúng là gì, và làm cách nào để loại bỏ chúng, bạn có thể nghiễm nhiên giải phóng kha khá lượng thời gian và trở nên sáng tạo và năng suất hơn. Ai mà biết được, bạn thậm chí có thể có thời gian để hoàn thành hình xăm nghệ thuật mà bạn ấp ủ lâu nay, hay có thời gian để tạo một font chữ riêng của mình.
Bạn muốn có thêm thời gian nghỉ ngơi, những kỳ nghỉ dài hơn và những ngày làm việc ngắn hơn? Vậy thì hãy đọc hết bài viết này và xem có bao nhiêu điều lãng phí thời gian mà bạn đang gặp phải.
1. Email
Choáng ngợp bởi email? Bạn cần phải hành động ngay
So sánh với ngày xưa, khi những nhân viên văn phòng tốn hàng giờ đồng hồ mỗi sáng để mở và phản hồi các lá thư tay, email (thư điện tử) là một trong những phát minh tiết kiệm thời gian nhất thời hiện đại. Tuy nhiên, số lượng trang thư điện tử chúng ta nhận được thường khiến chúng ta bị choáng ngợp.
Nếu bạn cảm thấy mình đang bị chôn vùi trong đống email, và bạn thì không có hệ thống nào đủ mạnh để xử lý hết chúng, hoặc là chẳng có một hệ thống nào như vậy. Hãy làm gì đó có thể tạo ra sự khác biệt to lớn đến lượng thời gian mà bạn sử dụng với chúng.
Không có giải pháp nào hiệu quả cho tất cả mọi người; bạn sẽ không phải tìm ra cách bằng cách thử và sai. Những bạn càng cố gắng cải thiện hệ thống của mình, mọi thứ sẽ càng trở nên khả quan hơn. Vấn đề là, chúng ta thường tự nhủ rằng chúng ta “không có thời gian” để làm điều đó, và đấy mới chính là sự tiết kiệm sai lầm và không hiệu quả nhất mà bạn có thể tưởng tượng được.
Vậy nên hãy dành một giờ mỗi ngày để nghĩ về việc làm sao bạn có thể cải thiện cách bạn tổ chức các email của mình. Tiếp đó, hãy cài đặt hệ thống mới, và xem xét nó thường xuyên. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, đây là một vài ý tưởng bạn có thể thử….
– Phân bổ một khoảng thời gian cụ thể mỗi ngày để trả lời các email, và đừng ngó vào hộp thư đến của mình vào bất kỳ thời gian nào khác
– Tránh những phản hồi lặp lại cho các tin nhắn không quan trọng bằng cách sử dụng chế độ trả lời tự động, như tính năng Câu trả lời soạn trước của Gmail (Cài đặt> Labs> Câu trả lời soạn trước).
– Tạo quy tắc để tự động lọc những tin nhắn nhất định từ hộp thư đến vào một thư mục. Ví dụ, trong hộp thư của tôi bất kỳ email nào chỉ định các tên gọi dụng trên phương tiện truyền thông xã hội của tôi (như: ‘Dear @journotom’ or ‘Dear @tom_may’), thay vì tên thật của tôi, sẽ tự động bị xóa.
– Hướng đến một hộp thư đến trống mỗi ngày: sự quyết tâm có thể là rất lớn và thực hành có thể giúp bạn bắt đầu viết các email ngắn gọn, xúc tích hơn như một thói quen.
– Dành thời gian để bỏ theo dõi những dịch vụ lãng phí thời gian cứ liên tục gửi các thông báo vô nghĩa cho bạn.
– Tạo một quy định không phản hồi một số loại email nhất định. Ví dụ, nếu địa chỉ email của tôi được gắn vào mục “bcc” (Blind Carbon Copy) và tôi không được đề cập trực tiếp trong nội dung email, tôi cảm thấy rằng ngụ ý của nó chỉ là cung cấp thông tin cho tôi thôi và tôi không có nghĩa vụ trả lời nó.
2. Nhắn tin IM (Instant Messaging)
Bạn có đang lãng phí thời gian cho những cuộc trò chuyện tức thời không hồi kết? Vậy tại sao không đơn giản thay thế nó bằng cuộc gọi?
Từ “tức thời” trong cụm Nhắn tin tức thời có thể gây hiểu lầm. Đúng vậy, tốc độ tin nhắn của bạn gửi đi có thể nhanh. Nhưng điều đó không nhất thiết biến nó thành cách ít tiêu tốn thời gian nhất để có một cuộc hội thoại.
Thậm chí nếu bạn đánh chữ siêu nhanh, thì một cuộc hội thoại bằng tin nhắn tức thời về chủ đề công việc cũng có thể ngốn của bạn cả hàng tá thời gian. Nhưng nó đã trở thành một thói quen của hầu hết chúng ta khi thậm chí chả ai còn để ý rằng việc nhấc máy lên, hay chat bằng Skype có thể nhanh hơn rất nhiều.
Lắng nghe giọng của người nào đó có thể loại bỏ sự mơ hồ, truyền đạt cảm xúc và tăng cường khả năng thấu hiểu theo cách mà chúng ta thật khó làm được bằng tin nhắn văn bản, tuy nhiên những biểu tượng cảm xúc của bạn thì lại làm được. Và điều đó có thể giúp chúng ta đưa ra quyết định nhanh chóng hơn và ít phải dành thời gian cho những cuộc thảo luận bất tận.
Có thể bạn sẽ không lưu lại được cuộc hội thoại để tham khảo lại sau này, nhưng hãy tự hỏi xem điều đó có thực sự quan trọng không. Thậm chí nếu nó quan trọng thì một email tổng kết nhanh sau cuộc trò chuyện sẽ có thể giải quyết vấn đề này, và bạn có thể vẫn sẽ mất ít thời gian hơn.
3. Những cuộc họp
Bạn có khiếp sợ các cuộc họp không? Vậy hãy làm gì đó nhé
Nếu, như chúng tôi đã đề cập ở đoạn trước, cuộc đối thoại có thể là cách nhanh chóng để giải quyết vấn đề hơn là nhắn tin, vậy tại sao những cuộc họp lại tiêu tốn quá nhiều thời gian như vậy?
Tất cả chúng ta đều từng trải qua những buổi họp nhàm chán, lê thê và không hồi kết mà chả mang lại kết quả gì và cuối cùng là một sự lãng phí thời gian ngoạn mục cho tất cả mọi người. Để tránh xa nó, điều quan trọng là phải quán triệt một số quy tắc cơ bản trước tiên, và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đồng ý trước khi bắt đầu.
Bạn có thể tham khảo một số quy tắc dưới đây:
– Một kịch bản rõ ràng và những mục tiêu được tán thành (càng ít càng tốt): nếu bạn không biết những gì bạn muốn đạt được sau cuộc họp, thì bạn sẽ không bao giờ đạt được nó.
– Không đi lệch ra khỏi các chủ đề chính: nếu bạn muốn trò chuyện về những thứ khác, bạn có thể làm sau ở một quán nhậu.
– Một giới hạn thời gian chặt chẽ (càng ngắn càng tốt) và chắc chắn không có chuyện đến muộn
– Giới hạn danh sách người tham gia (càng ít càng tốt).
Có thể gây nhiều tranh cãi nhưng bạn cũng có thể muốn tăng tốc mọi thứ bằng cách để điện thoại và máy tính xách tay ở cửa (ghi chú có thể được viết lại trên giấy nhớ, nhưng các thiết bị có quá nhiều phiền nhiễu). Bạn cũng có thể cân nhắc việc bỏ ghế đi: mọi người có xu hướng mơ màng hơn nếu họ cảm thấy thoải mái, vậy họ sẽ ít lơ đãng hơn nếu họ đứng lên.
4. Khoảng nghỉ giữa các cuộc họp
Chúng ta thường quên mất về khoảng thời gian lãng phí giữa các cuộc họp
Trong khi những cuộc họp rõ ràng là ngốn rất nhiều thời gian, chúng ta lại thường không tính đến lượng thời gian hoài phí giữa chúng. Chẳng hạn, nếu bạn có thêm một cuộc họp sắp diễn ra vào 15 phút tới, thật vô nghĩa khi dùng 5 phút để quay trở về bàn làm việc, 5 phút làm việc và rồi lại rời bàn đi họp tiếp.
Giải pháp rõ ràng nhất là rút ngắn khoảng nghỉ giữa các cuộc họp, điều này sẽ gây thêm áp lực khiến mỗi cuộc hợp bắt đầu và kết thúc đúng giờ hơn. Nhưng nếu bạn không thể thông qua nó, thì hãy cân nhắc lên kế hoạch trước danh sách các công việc thực tế mà bạn có thể làm trong 15 phút nghỉ đó, như là trả lời các email khó nhằn. Bằng cách lên lịch cho một khoảng thời gian cụ thể, bạn sẽ có nhiều khả năng hoàn thành nó hơn là chỉ lãng phí thời gian trên Instagram hay Twitter.
5. Mạng xã hội
Đăng xuất mạng xã hội và hiệu suất công việc của bạn sẽ tăng vụt
Bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày làm việc để lên mạng xã hội? Nếu bạn muốn một ứng dụng để thống kê cho bạn số liệu này, chúng tôi gợi ý AntiSocial cho Android và Pryxsee cho iOS. Nhưng chắc hẳn hầu hết chúng ta đều không ai khác chỉ ra rằng mình đã tốn bao nhiêu giờ đồng hồ trên Facebook, Twitter và Instagram trong khi chúng ta nên làm việc. Chúng ta có lễ mất ít nhất một ngày mỗi tháng xao nhãng hoàn toàn công việc.
Vậy hãy tự hỏi: Liệu có vấn đề gì với ý tưởng tắt điện thoại, hoặc ít nhất là tắt kết nối internet, hoàn toàn trong giờ làm việc?
Mạng xã hội được thiết kế để khiến chúng ta nghĩ rằng chúng ta phải luôn online, và có thể kết nối được, đặc biết đối với các freelancer, nhưng điều này liệu có đúng đắn? Chẳng phải là tất cả những yêu cầu công việc quan trọng vẫn đến bằng email sao?
Thậm chí không phải trong trường hợp đó, liệu họ có thật sự cần phản hồi ngay lập tức (không phải cứ tỏ ra quan tâm là tốt)? Chúng tôi đề xuất điều này cho hầu hết những khác chứ không phải là những nhà sáng tạo tự do (freelancer), những người chỉ mới bắt đầu, câu trả lời là không. Vì vậy, chỉ cần tắt nó đi, và bắt đầu tận hưởng làn sóng đổ xô những điều bạn hoàn thành được.
6. Đi lại
2 tiếng đi lại mỗi ngày là quá nhiều để lãng phí
Một trong những điều tuyệt nhất của làm việc tự do tại nhà, hay làm việc từ xa, là bạn tiết kiệm được ít nhất vài giờ đồng hộ mỗi ngày mà lẽ ra bạn phải dành cho việc đi lại. Nhưng điều này không phải ai cũng làm được.
Vậy nếu bạn phải đi làm, thì làm cách nào để ngừng việc lãng phí thời gian?
Có hai cách giải quyết. Đầu tiên, nếu bạn đi làm bằng tàu hoặc xe buýt, hãy tự hỏi rằng liệu có thể làm việc ngay trong lúc bạn di chuyển không. Thi thoảng bạn không đủ điều kiện để làm: không có ghế ngồi, W-Fi hay tín hiệu mạng di động chập chờn và không tồn tại, và tiếng ồn gây khó khăn cho việc tập trung. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch trước, có thể lại là câu chuyện khác.
Ví dụ, bạn có thể cài đặt lên laptop của mình các công việc sáng tạo mà bạn có thể làm offline. Headphone ngăn chặn tiếng ồn kèm theo bản nhạc hay có thể giúp giảm thiểu sự mất tập trung. Đi làm sớm hơn hoặc muộn hơn có thể gia tăng cơ hội kiếm được một chỗ ngồi.
Một cách khác là bạn có thể tạm quên đi ý tưởng làm việc trên đường đi và thay vào đó, sử dụng thời gian này cho những thứ khác. Cập nhật podcast, những bộ phim, show truyền hình hay phim điện ảnh. Đọc một cuốn sách hay hoặc tạp chí yêu thích cũng là một ý không tồi.
Điều này có thể không tạo nên hiệu suất trong công việc, nhưng sử dụng thời gian làm những thứ bạn thích thì không thể bị cho là “lãng phí thời gian” được, đó là thời gian để bạn nạp lại năng lượng và khiến bản thân trở nên sáng tạo hơn ngay khi bạn ngồi xuống và làm việc.
7. Xem TV
Dĩ nhiên bạn nên xem Santa Clarita Diet. Nó là át chủ bài đấy. Nhưng bạn không nhất thiết phải xem liền tù tì cả mùa 1 và mùa 2
Biểu tượng của làng thiết kế thời trang, Vivienne Westwood nổi tiếng vì chưa bao giờ xem một chương trình truyền hình nào; theo quan điểm của bà: hoặc là bạn tạo ra những tác phẩm xuất sắc hoặc là bị mất tập trung bởi các phương tiện giải trí. Tuy nhiên, trong khi hầu hết các nhà sáng tạo đều thấy rõ điều đó, thì chắc chắn là hầu hết chúng ta đều lãng phí quá nhiều thời gian để xem TV. Và điều tồi tệ là gì, chúng ta chả yêu thích nó nhiều đến vậy.
May mắn là, các dịch vụ truyền hình trực tiếp như Netflix và Amazon đã cắt giảm lượng thời gian chúng ta bỏ phí vào việc xem quảng cáo, và giúp chúng ta tập trung nhiều hơn vào các show truyền hình mà chúng ta thực sự thích, hơn là cứ nhìn một cách trống rỗng vào bất cứ điều gì đang chiếu trên TV vào tối muộn.
Nhưng xem những serie trọn bộ truyền hình trực tiếp có thể gây tổn hại nghiêm trọng, bởi vì bạn sẽ liên tục phải nỗ lực để chiến đấu với cám dỗ mang tên “chỉ một tập nữa thôi”. Vậy nên cùng với việc cài đặt thời gian giới hạn cho lũ trẻ nhà bạn, liệu bạn có nên cân nhắc tạo một tấm gương tốt và tập trung vào giới hạn thời gian cho mình nữa không?
Đồng thời, bạn cũng có thể giãn cách các tập của chương trình hơn là xem liên tục. Nó có thể khiến trải nghiệm của bạn trở nên thú vị, khi bạn suy nghĩ về những gì có thể xảy ra trong tập tiếp theo suốt cả tuần, hơn là chỉ để cho toàn bộ câu chuyện lộ ra trước mặt chỉ với một lần xem. Gì nữa nhỉ, tập tiếp theo sẽ có cảm giác như một liều thuốc tinh thần, một điều gì đó đáng mong đợi, như là bạn đang xem chương trình yêu thích khi còn thơ bé.
Việc chống lại sự thôi thúc trở hoàn thành điều gì đó cũng rất quan trọng. Chỉ bởi vì bạn bắt đầu xem một chương trình truyền hình, không có nghĩa là bạn phải hoàn thành hết nó. Nếu đến tập thứ 3 mà bạn không cảm thấy gì cuốn hút, thì tại sao không nghỉ xem ngay lập tức nhỉ? Nó vẫn sẽ ở đấy để bạn xem vào một ngày buồn chán nào đó khi bạn chỉ muốn thứ gì đó bật lên cho có không khí trong khi bạn xì mũi hết cả một hộp giấy.
Cuối cùng là tính năng tự động chạy tập tiếp theo trên những dịch vụ truyền hình, thật khó để cưỡng lại nó đúng không? Vậy thì chặn nó lại. Đơn giản mà.
8. Những công việc bạn nên ủy thác
Bạn có tỏ ra ích kỷ khi không muốn giao lại việc cho đồng nghiệp không?
Rất nhiều lúc chúng ta nghĩ mình làm việc rất hiệu quả, nhưng thực sự là không. Bởi vì chúng ta đang làm việc mà những người khác có thể làm. Thường thì, những người này luôn mong mỏi được giao thêm việc, như là một cách để tiến xa hơn trong sự nghiệp hay, nếu họ là freelancer, thì là được trả thêm thù lao. Nhưng chúng ta từ chối họ, tự nhủ rằng chỉ có chúng ta mới có thể đủ tin cậy để hoàn thành những công việc quan trọng này.
Hãy vượt qua chính mình. Đúng vậy, ủy thác có thể khó ở chỗ bạn phải chọn đúng người cho đúng việc, khôn ngoan cân bằng giữa hướng dẫn và sự can thiệp, cung cấp nguồn hướng dẫn hữu ích và kiên nhẫn với mọi người. Nhưng bạn càng học được cách san sẻ thì công việc sẽ càng trở nên dễ dàng và bạn sẽ càng nhận được những kết quả tốt hơn. Thêm nữa, đây là một sự chuyển giao đôi bên cùng có lợi, bởi vì nếu bạn có thể giao việc tốt thì về dài hạn, đây sẽ trở thành triển vọng nghề nghiệp lớn của bạn.
9. Những điều phiền nhiễu
Những người đang cố gắng thu hút sự chú ý của bạn có thể làm gián đoạn guồng công việc của bạn
Thi thoảng bạn sẽ cảm thấy như không thể nào làm bất cứ việc gì tại văn phòng. Bạn thật sự đang cố gắng để tập trung giải quyết một vấn đề khó nhưng lại có rất nhiều sự phiền nhiễu, từ một đồng nghiệp muốn trò chuyện về bóng đá cho tới một người yêu cầu bạn tài trợ cho cuộc đua 10k của họ. Thời điểm bạn bắt đầu đi vào guồng công việc, một sự phiền toái khác lại kéo đến và đưa bạn về vạch xuất phát.
Những lần như vậy, khi bạn thật sự cần tập trung, sẽ không có gì quá đáng nếu bạn làm rõ với những người khác. Đeo tai nghe vào là một cách vô cùng hiệu quả để cho mọi người biết rằng bạn đang ở trạng thái “Đừng làm phiền”. Nếu hành động này vẫn không hiệu quả thì tại sao bạn không đơn giản là lịch sự yêu cầu mọi người đừng làm phiền bạn trong thời gian tới, hoặc nói với họ rằng bạn sẽ chuyển sang một phòng trống gần đó và bạn có thể tập trung tốt hơn?
Những lần khác, khi bạn đang làm những công việc thường nhật hơn, bạn chắc hẳn sẽ thoải mái với tiếng ồn xung quanh và một vài cuộc trò chuyện ngẫu nhiên. Vậy nên đừng xa lánh đồng nghiệp của mình, hãy sử dụng những câu giao tiếp thông thường và thiện chí để họ biết rằng khi nào nó được chào đón và khi nào thì không, và hãy đáp lại một cách lịch thiệp khi họ gửi những tin nhắn giống nhau tới bạn.
10. Sự trì hoãn
Xu hướng trì hoãn của chúng ta là ngọn nguồn của mọi sự lãng phí thời gian
Cuối cùng, vấn đề về lãng phí thời gian thường quy về một mối là: sự trì trệ. Bạn thực sự biết cụ thể mình phải làm gì tiếp theo nhưng về cơ bản là bạn không muốn làm. Vậy nên bạn vô thức ngụp lặn để tìm kiếm các công việc thay thế, uống vô số cốc trà, hay đơn giản là ngồi đó nhìn vào những mảnh giấy như thể là câu hỏi sẽ nhảy từ đó ra một cách thần kỳ.
Điều quan trọng về sự trì trệ là biết được khi nào bạn sẽ rơi vào trạng thái ấy và tại sao bạn lại như thế. Trả lời câu hỏi thứ hai có thể là bất kỳ điều gì từ nỗi sợ thất bại đến sự thật là bạn cần ăn uống hoặc nghỉ ngơi. Nhưng chỉ khi bạn chấp nhận vấn đề thì bạn mới có thể đưa ra hướng giải quyết.
