>

Top 9 tiện ích trên Gmail có thể bạn chưa biết
Thứ 4, 25/12/2019
2737

Từ khi được ra mắt vào năm 2004, Gmail đã trở thành dịch vụ email phổ biến nhất trên toàn thế giới với hơn 1,4 tỉ người sử dụng nhờ giao diện thân thiện dễ sử dụng và khả năng đồng bộ hóa tối ưu dữ liệu với các ứng dụng tiện lợi khác như Google Drive hay Calendar trên mọi thiết bị. Và đi cùng với năm tháng, mọi ứng dụng cũng sẽ đều phát triển và cho ra những tiện ích mới mà người dùng có thể chưa biết tới, Gmail không phải là một ngoại lệ. Bài viết này sẽ giới thiệu tới độc giả những tiện ích, ứng dụng mới lạ trên Gmail, giúp cho bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, công suất hơn.

01. Tắt thông báo những email không cần thiết.

 

Bạn cảm thấy phân tâm hay bị làm phiền khi dính líu vào những cuộc trò chuyện không liên quan đến mình? Đừng lo, vì Gmail đã có tính năng tắt thông báo cho bất kì email nào bạn muốn, đến lúc nào bạn muốn.

 

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn email muốn tắt thông báo, sau đó tìm kiếm biểu tượng với ba dấu chấm xếp dọc trên thanh công cụ, sau đó lựa chọn dòng “Mute” ở dưới cùng và sau đó Gmail sẽ tự động ẩn mail đó tại hộp thư. Đương nhiên, bạn vẫn sẽ có thể truy cập lại mail bị tắt thông báo nếu cần thiết bằng cách tìm kiếm với từ khóa chủ đề bức thư trên thanh công cụ.

 

 

 

02. Bảo vệ thông tin của bạn bằng tính năng bảo mật tuyệt đối.

 

Với mục đích bảo mật nội dung email nhạy cảm hoặc quan trọng của người dùng khỏi các nguồn truy cập trái phép, Gmail mới đây đã cho ra mắt một tính năng mới mà trước kia chỉ được sử dụng tại các mail doanh nghiệp – đó chính là tính năng bảo mật. Tính năng này sẽ khiến người nhận không thể forward mail cho người khác, không thể copy mail, không thể tải hay in nội dung hoặc dữ liệu chứa trong mail hay thậm chí có thể được cài đặt hẹn giờ để tự xóa mà người nhận thư sẽ không thể nhìn thấy thời gian xóa thư.

 

Đương nhiên, tính năng này cũng có những giới hạn nhất định về độ bảo mật, bởi sẽ không thể ngăn chặn việc người nhận thư sẽ chụp lại nội dung bức thư để lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại. Nhưng không thể phủ nhận rằng, tính năng này là hoàn toàn hữu ích trong đa số trường hợp, ví dụ như ngăn chặn việc người nhận vô tình forward nội dung mail cùng các dữ liệu đính kèm cho người khác, hay việc có chức năng hẹn giờ tự hủy có thể giúp người dùng phòng tránh việc có thể bị người nhận thư lưu giữ nội dung mail trong inbox và lợi dụng vì mục đích riêng của bản thân. Để kích hoạt tính năng này, bạn chỉ cần tìm kiếm biểu tượng ổ khóa ở góc dưới bên phải khi soạn thư.

 

Một tính năng hữu ích khác tương tự với việc khôi phục mail là chức năng undo, hay thu hồi mail. Trong trường hợp bạn vô tình gửi mail sai địa chỉ, hay sai nội dung hoặc phổ biến nhất, là khi lỡ quên tài liệu đính kèm trong mail, bạn có thể thu hồi lại mail trong hòm thư người nhận. Thời gian mặc định cho phép thu hồi rất ngắn, chỉ 5 giây, thế nhưng bạn có thể tăng thời gian lên 30 giây trong phần Cài đặt > chung (Settings > General).

 

 

 

03. Quản lý thời gian tối ưu hơn với tiện ích hẹn giờ và lên lịch tự động gửi mail.

 

Trên thực tế, đã có không ít người quên mất việc gửi mail đúng thời hạn do vướng bận một công việc nào đó hay đơn giản là do đãng trí. Để khắc phục vấn đề này, Gmail đã mang tới người dùng chức năng lên lịch để tự động gửi mail. Tính năng này sẽ cực kì hữu dụng nếu như bạn là một người bận rộn với lịch làm việc dày đặc hoặc làm việc trong những khung giờ khác người. Hay đây cũng có thể trở thành một chiêu trò để gây ấn tượng với người khác khi họ có thể nhận được mail ngay cả khi đang ngồi thảnh thơi cũng bạn.

 

Nếu bạn sử dụng trình duyệt web, chỉ cần click vào mũi tên ngay cạnh nút send, sau đó chọn chức năng schedule send. Nếu bạn sử dụng ứng dụng Gmail trên điện thoại di động, chỉ cần tìm kiếm biểu tượng ba dấu chấm xếp dọc tại phần soạn thư, sau đó chọn Schedule send. Đồng thời, lưu ý rằng Gmail cũng cho phép bạn soạn mail, mà không cần kết nối internet bằng với chế độ offline. Bạn có thể kích hoạt chế độ này trong phần Settings > Offline.

 

 

 

04. Tiết kiệm thời gian với các mẫu phản hồi có sẵn.

 

Đôi khi, chúng ta phải gõ đi gõ lại một nội dung thư y chang nhau, từ đơn giản như: “Mình đã nhận được thông tin. Cảm ơn bạn”, hay những mẫu thư chi tiết hơn, cụ thể hơn. Nếu như cảm thấy việc viết đi viết lại những bức thư này đã quá nhàm chán, bạn không cần phải tìm đến cách thủ công như copy & paste thư nháp, Gmail đã có sẵn giải pháp cho bạn với tiện ích thư mẫu (Template).

 

Để kích hoạt chức năng này, trước hết bạn cần truy cập phần Cài đặt > Nâng cao (Settings > Advanced) và hãy nhớ lưu thay đổi trước khi thoát cửa sổ cài đặt. Sau đó, khi muốn sử dụng tính năng này, khi soạn thư, bạn hãy click chọn biểu tượng ba dấu chấm xếp dọc ở cửa sổ Thư mới, sau đó lưu nội dung thư dưới dạng mẫu để có thể sử dụng lại bất kì lúc nào. Sau đó, khi muốn sử dụng những mẫu thư đã lưu, chỉ cần lặp lại những thao tác trên, và chọn mẫu bạn mong muốn đã được lưu sẵn trong danh sách.

 

 

 

05. Sử dụng cùng lúc nhiều email với cùng một tên địa chỉ.

 

Nếu bạn sử dụng nhiều email cho nhiều mục đích khác nhau, Gmail cho phép bạn chuyển qua lại các tài khoản gmail chỉ với vài cú lướt trên ứng dụng điện thoại (chỉ áp dụng được trên Android). Quá trình này rất đơn giản, bạn chỉ cần tìm kiếm biểu tượng google mail (hay hình đại diện cho gmail cá nhân) ở góc trên bên phải màn hình, sau đó lướt lên hoặc xuống để chuyển sang sử dụng địa chỉ mail khác. Tuy nhiên, có một tính năng hữu ích nữa mà người dùng có thể chưa biết tới, đó là lập nhiều tài khoản gmail với cùng một địa chỉ gần như tương tự.

 

Điều này là khả thi bởi Gmail không thể nhận diện kí tự dấu chấm (.), dấu cộng (+) hay các chữ cái viết hoa. Do đó, nếu địa chỉ gmail của bạn là: designs@gmail.com, mail vẫn sẽ được gửi đến hòm thư của bạn thông qua địa chỉ: desiGNS@gmail.com; de.sign@gmail.com hay design+@gmail.com. Bạn có thể thêm bất kì kí tự nào sau dấu (+) hoặc dấu (.) và vẫn sẽ nhận được thư gửi đến địa chỉ gốc.

 

Lấy ví dụ thực tế, nếu như bạn làm việc trong cả mảng nhiếp ảnh lẫn kiến trúc, bạn có thể đọc email của mình cho người khác như sau: abc+nhiepanh@gmail.com nếu đó là đối tác nhiếp ảnh; abc+kientruc@gmail.com nếu đó là đối tác kiến trúc. Ban đầu, tất cả mail sẽ được gửi đến cùng một hòm thư, nhưng bạn có thể thiết lập bộ lọc thư và sau đó dán nhãn cho mỗi địa chỉ mail, cho phép bạn sử dụng cùng lúc nhiều email trong cùng một hòm thư.

 

Để cài đặt, chọn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải bàn hình, sau đó chọn Cài đặt > bộ lọc và địa chỉ bị chặn > Tạo bộ lọc mới. Sau đó, hãy nhập địa chỉ mail mà bạn muốn nhận thư vào phần “Tới”, sau đó click chọn Tạo bộ lọc > Áp dụng nhãn. Lấy ví dụ, đối với địa chỉ mail: abc+kientruc@gmail.com, hãy đặt tên nhãn dán là “Kiến trúc”. Sau khi hoàn thành, những bức thư được gửi đến mail abc+kientruc@gmail.com sẽ mang nhãn dán Kiến trúc để giúp bạn dễ dàng phân biệt.

 

 

 

06. Tránh bỏ lỡ các thông tin quan trọng với chế độ Thông báo trên màn hình

 

Thỉnh thoảng khi quá bận rộn với công việc, bạn sẽ có thể bỏ lỡ các email quan trọng được gửi đến. Để khắc phục tình trạng này, Gmail đã cho phép người dùng máy tính nhận được thông báo hiển thị trên màn hình mà không cần sử dụng tới Outlook hay Apple Mail. Bạn cũng có thể lựa chọn việc chỉ nhận thông báo từ những địa chỉ hay email được dán nhãn “Quan trọng” để đảm bảo không bị làm phiền bởi thông báo từ những bức thư không cần thiết.  Để bật chế độ thông báo, hãy vào mục Cài đặt > Chung > Thông báo trên màn hình.

 

 

 

07. Nhãn dán

 

Gmail sử dụng các nhãn dán, thay vì các tệp như trên máy tính để giúp người dùng có thể thoải mái sắp xếp hộp thư của mình. Bạn có thể sử dụng các nhãn dán để đánh dấu các phần công việc khác nhau, sau đó lữu trữ vào bộ nhớ sau khi đã hoàn thành. Tiện ích này cho phép người dùng có thể dễ dàng quản lý hộp thư, cũng như theo dõi tiến trình công việc của bản thân hay lưu trữ những dữ liệu, nội dung cần thiết để có thể tìm lại dễ dàng khi cần thiết. Để hòm thư của bạn trở nên gọn gàng, ngăn nắp hơn, hãy sử dụng chức năng ẩn/hiện nhãn dán để hiển thị những công việc được ưu tiên.

 

 

 

08. Các phím tắt

 

 

Cũng giống như bao trình duyệt hay phần mềm, ứng dụng máy tính, Gmail cũng sử dụng một hệ thống các phím tắt riêng. Dành ra một vài phút để học thuộc những phím tắt thường xuyên sử dụng sẽ giúp cho bạn cải thiện tốc độ làm việc đáng kể. Kích hoạt chức năng sử dụng phím tắt bằng cách truy cập phần Cài đặt > Nâng cao.

 

Gmail sẽ cung cấp cho người dùng một hệ thống phím tắt có sẵn, với những tác dụng chi tiết, song bạn vẫn sẽ có thể tùy chỉnh hệ thống phím tắt theo ý thích để phù hợp hơn với bản thân nếu cần bằng cách kích hoạt tại phần Cài đặt > Nâng cao.

 

Dưới đây là danh sách một số phím tắt hữu dụng cho Gmail:

·         Soạn thư: C

·         Tìm kiếm thư: /

·         Phản hồi: R

·         Phản hồi tất cả: A

·         Chuyển tiếp: F

·         Đánh dấu thư chưa đọc: shift + U

·         Đánh dấu thư được chọn vào mục quan trọng: =

·         Lưu trữ thư được chọn: E

·         Chuyển tới email tiếp theo trong hòm thư: N

·         Chuyển tới email trước trong hòm thư: P

·         Tắt thông báo thư: M

·         Chèn đường link: Command/Ctrl + K

·         Gửi thư: Command/Ctrl + Enter

 

 

 

09. Tính năng thử nghiệm

 

 

Tính năng cuối cùng được đề cập đến trong danh sách này là tiện ích truy cập thử nghiệm, cho phép người dùng sử dụng thử những tính năng có thể sẽ được cập nhật trong tương lai. Và quả thực, rất nhiều tính năng trong danh sách được đề cập ở trên đều bắt nguồn từ “phòng thí nghiệm” này.

 

Đương nhiên, cũng đã có nhiều tính năng bị đánh giá là không phù hợp và bị loại bỏ, ví dụ như Gmail Goggles, được thiết kế với một số bài test để kiểm tra độ “tỉnh” của người dùng trước khi quyết định gửi mail, tránh trường hợp người dùng gửi mail trong tình trạng không được tỉnh táo. Để truy cập tính năng này, hãy chọn Cài đặt > Chung > Truy cập thử nghiệm, sau đó lưu thay đổi.

Để thực hiện chức năng này. Bạn vui lòng Đăng nhập nếu đã có tài khoản tại designs.vn

hoặc Đăng ký tài khoản miễn phí.

Bình luận trên Designs.vn

Tên của bạn Email của bạn
Lời bình của bạn
Mã hiển thị      Captcha
  • MM Interior
  • a-design-award
  • g-mark
  • Giải thưởng thiết kế toàn cầu
  • youtube
  • if-design-award
  • Tin tuyển dụng thiết kế
Đăng ký nhận bản tin

a product of 3dgroup © 2020 Designs.vnGlobal design news and ideas