>

Nghệ thuật trao đổi email công việc chuyên nghiệp
Thứ 6, 29/08/2014
3546

Bạn là người trẻ năng động luôn tìm cơ hội cho bản thân. Ngoài một bản portfolio (hồ sơ thành tích cá nhân) thì bạn cần phải có bức email chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng/khách hàng. Vậy bạn đã biết sử dụng email một cách hiệu quả để đạt được mục đích của mình chưa?

Ấn tượng 

 

 

email-chuyen-nghiep-2

 

Ấn tượng đầu tiên của một bức thư điện tử chuyên nghiệp là Tiêu đề. Tiêu đề phải bao quát rõ ràng toàn bộ nội dung cần giải quyết cũng như những gì mà bức thư muốn hướng đến. Đối với những người hằng ngày giải quyết một khối lượng công việc lớn qua thư điện tử, thì hộp thư của họ sẽ chồng chất thư tới tấp nập. Chính vì thế tiêu đề là "điểm" duy nhất để giúp họ nhận biết, phân biệt được tầm quan trọng của công việc, và giúp họ tìm lại nhanh chóng khi muốn xem lại một email nào đó. Nhớ rằng đừng bao giờ bỏ trống chữ ở tiêu đề. Điều này thể hiện thái độ không tôn trọng đối với người nhận và làm mất tính chuyên nghiệp của bức thư bạn gửi.

 

email-chuyen-nghiep-1

   

Cách sử dụng ngôn từ trong email trao đổi công việc biểu hiện thái độ, tình cảm của bản thân đối với người nhận. Tùy vào mục đích và đối tượng nhận email để có "giọng điệu trao đổi" phù hợp.

 

Khi cần ai đó giúp đỡ công việc giúp mình, bạn không thể dùng từ "yêu cầu" hoặc thái độ trịnh thượng. Hay như người nhận email có chức vụ ngang bạn, bạn cũng không thể sử dụng ngôn từ mà bề trên nói với cấp dưới.... Luôn có những bức mail gửi đi và nhận được hồi âm nhiệt tình và cũng có những bức email một đi không trở về. tất cả phụ thuộc vào cách dùng từ ngữ của người gửi. Tốt nhất, khi viết email nội bộ, dù đối tượng là ai: Sếp hay nhân viên, người lớn tuổi hoặc nhỏ tuổi, câu đầu tiên trong email bạn nên dùng những lời chào mang tính trang trọng và thân mật như: Kính gửi, Thân mến... (dear, hi...)...để thể hiện sự trân trọng đến các đối tượng giao tiếp.

 

 

Chuyên nghiệp

 

email-chuyen-nghiep-3

 
Để đảm bảo người nhận thư nắm bắt hết vấn đề bạn nói, thì hãy nằm lòng "sử dụng ngôn ngữ chính thống, không viết tắt" trong email. Cũng không nên dùng những câu có ý khơi gợi hai mặt hay dùng những từ để người khác phải đoán như "hiểu ý tôi chứ". Ghi rõ toàn bộ nội dung công việc đầy đủ sẽ giúp bạn luôn kiểm soát chặt chẽ được tiến trình công việc của mình và tránh những tình huống xấu khi hai bên đối thoại không hiểu nhau.

 

email-chuyen-nghiep-4


Hiệu quả sử dụng chữ IN HOA kiểu chữ khác hay màu chữ sẽ làm người nhận chú ý những chỗ bạn nhấn mạnh. Nhưng lạm dụng nhiều quá làm mất tính lịch sự của bức thư.  Nó sẽ làm cho người đọc có cảm giác bạn đang ra lệnh và quát tháo vào mặt họ, một phần khiến họ đọc khó khăn và chậm hơn chữ viết thường. Một số người nói rằng họ không thích đọc những email được viết toàn bộ bằng chữ IN HOA, hay trong một email mà sử dụng nhiều font chữ, kích cỡ chữ, lúc thì in đậm lúc thì chữ nghiêng, sử dụng màu chữ bừa bãi.

 

email-chuyen-nghiep-5

 
Email trao đổi công việc khác hẳn với những email Marketing, độ dài của một email càng ngắn càng tốt, tập trung vào vấn đề cần trao đổi, tránh nói dai nói dài để người đọc cảm thấy mệt mỏi. Và thông thường khi kết thúc email, bạn nên thêm những lời chúc tốt đẹp hay những lời cảm ơn chân thành vào cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký những từ như: Thanks, Best Regards, Regards hoặc Cám ơn, chúc một ngày tốt lành...

 

 

Tôn trọng công việc

 

Cuối cùng đừng quên đọc lại email một lần nữa để xem lỗi chính tả và nội dung thông tin đã đầy đủ chưa, có cần sửa lại hay thêm vào phần nào không. Phần chính tả là phần cần được xem kỹ nhất, đặc biệt là những email Tiếng Anh. Nếu bạn viết sai chính tả một vài lần, người đọc có thể nghĩ do công việc cần được giải quyết gấp nên bạn hơi vội vàng quên mất phải đọc lại, người đọc có thể bỏ qua. Nhưng nếu việc này cứ tiếp diễn liên tục, email nào cũng sai lỗi chính tả, người đọc sẽ bắt đầu khó chịu thực sự, vì họ cảm thấy bạn không coi trọng email này, bạn gửi cho có chứ không phải thật sự muốn trao đổi cùng đồng nghiệp, và quan trọng họ đánh giá bạn là một người cẩu thả và không nghiêm túc trong công việc.

 

email-chuyen-nghiep-6

 
Rà soát lại chính tả đã xong, cuối cùng đừng quên C/c cho những người có liên quan cùng theo dõi công việc chung, giúp ích cho mọi người thuận tiện theo dõi tiến độ công việc.

 

Chúc bạn có một bức email tuyệt vời ông mặt trời nhé!

Để thực hiện chức năng này. Bạn vui lòng Đăng nhập nếu đã có tài khoản tại designs.vn

hoặc Đăng ký tài khoản miễn phí.

Bình luận trên Designs.vn

Tên của bạn Email của bạn
Lời bình của bạn
Mã hiển thị      Captcha
  • MM Interior
  • your ads hear
  • Tin tuyển dụng thiết kế
  • youtube
Đăng ký nhận bản tin

a product of 3dgroup © 2017 Designs.vnGlobal design news and ideas