>

Kỹ năng soạn thảo - Các nhà thiết kế đã biết?
Thứ 6, 04/07/2014
3688

Bạn là một người có óc sáng tạo thiên bẩm, một nhà thiét kế tài ba, bạn có bàn tay khéo léo với các tác phẩm nghệ thuật xuất sắc? Nhưng bạn đã biết một câu nói: "Công việc chưa kết thúc cho đến khi giấy tờ được hoàn thành".

Trong và sau quá trinh đứa con tinh thần của mình ra đời, các nhà thiết kế còn cần phải qua nhiều khâu giới thiệu, diễn giải, báo cáo. Những khâu này cần ở bạn không những kỹ năng thuyết trình mà cả kỹ năng soạn thảo văn bản để người xem, cấp trên hiểu được quá trình làm việc và những kết quả bạn đạt được. Để có một bản cáo chuyên nghiệp và hoàn hảo, hãy cùng Designs.vn tham khảo các bước sau nhé!

 

  phuong_phap_viet_bao_cao_1

 

Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo

 

- Đảm bảo trung thực, chính xác.

- Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.

- Báo cáo phải kịp thời.

 

Các loại báo cáo

 

- Báo cáo tuần, tháng, quý, báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ.

- Báo cáo bất thường, đột xuất.

- Báo cáo chuyên đề.

- Báo cáo hội nghị.

 

phuong_phap_viet_bao_cao_2

 

 

Các bước viết một bản báo cáo

 

Công tác chuẩn bị

 

- Xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.

- Xây dựng đề cương khái quát.

Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:


Phần 1: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần 3:

- Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.

- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.

- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

 

  phuong_phap_viet_bao_cao_3

Xây dựng dàn bài


Mở đầu:  Vị trí/ Vai trò/ Ý nghĩa/ Tầm quan trọng của vấn đề được nêu ra. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện  nhiệm vụ.

            
Nội dung chính

 - Nêu những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

 - Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.

 - Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.


Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

 

 

phuong_phap_viet_bao_cao_4



Kết luận báo cáo

 - Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

 - Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.


Các biện pháp tổ chức thực hiện

- Những kiến nghị với cấp trên.

- Nhận định những triển vọng.

 

Viết dự thảo báo cáo

 

- Nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.

 

 

  phuong_phap_viet_bao_cao_5

 

 

- Hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.

 

Đặc biệt


Đối với các báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

 

 

phuong_phap_viet_bao_cao_6

 

 

Trình lãnh đạo thông qua

 

- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ.

 

Chúc các bạn có thể có được một bài báo cáo hoàn hảo!

Để thực hiện chức năng này. Bạn vui lòng Đăng nhập nếu đã có tài khoản tại designs.vn

hoặc Đăng ký tài khoản miễn phí.

Bình luận trên Designs.vn

Tên của bạn Email của bạn
Lời bình của bạn
Mã hiển thị      Captcha
  • MM Interior
  • youtube
  • Tin tuyển dụng thiết kế
Đăng ký nhận bản tin

a product of 3dgroup © 2018 Designs.vnGlobal design news and ideas