>

Kỹ năng "ALo" thông minh
Thứ 6, 05/09/2014
4890

Giao tiếp qua điện thoại là một công việc tưởng như đơn giản nhưng lại vô cùng nghệ thuật. Ít ai biết giao tiếp qua điện thoại cũng cần sự khéo léo, ứng xử thông minh, truyền thông hiệu quả giữa người nghe và người gọi. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng là một phần của văn hóa giao tiếp cần thiết và quan trọng đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng.

ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-1

 

 

Nguyên tắc cơ bản 

- Luôn nhớ lịch hẹn gọi điện thoại.

- Luôn biết chính xác mình đang trò chuyện với ai bên kia đầu dây.

- Người đối thoại bên kia luôn biết bạn có tập trung nói chuyện với họ không.

- Những cuộc gọi gián đoạn luôn gây mất cảm hứng và dễ bị bỏ quên chi tiết.

- Trừ bất khả kháng thì việc rời cuộc hẹn sang lúc khác luôn làm đối phương không hài lòng.

- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.

- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.

- Uốn lưỡi bẩy lần trước khi nói.

- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích.

- Giữ một âm thanh vừa đủ.

 

ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-2

 

 

Kỹ năng tiếp nhận đíện thoại gọi đến

 

ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-3

 

 

Nhấc máy sau hồi chuông thứ ba. Như vậy chúng ta có đủ thời gian để chỉnh trang lại tư thế, tinh thần để sẵn sàng nói chuyện điện thoại dù trước đó chúng ta làm gì.

Câu đầu tiên khi nhận điện thoại luôn là chào hỏi và tự xưng danh cá nhân, cơ quan (để người gọi đến) không mất thời gian khẳng định là đúng nơi cần gọi. Câu đầu tiên khi nhận điện thoại luôn là chào hỏi và tự xưng danh cá nhân, cơ quan.

 

 

ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-4

 

 

 

Lời nói có sức mạnh quan trọng, nhất là ở những lần giao tiếp đầu tiên. Chính vì thế mà khâu tuyển chọn nhân viên trực điện thoại khá là khắt khe. Bạn hãy vừa là ông chủ, vừa là nhân viên để quản lý thật tốt kỹ năng giao tiếp của mình. Cách nói chuyện khéo léo không bao giờ là thừa và giọng điệu cởi mở luôn được đánh giá hàng đầu vì rất đơn giản người nghe không nhìn thấy vẻ mặt của bạn đang cau có hay vui vẻ mà chỉ cảm nhận qua âm thanh truyền đến.

 

 

ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-5

 

Chăm chú vào câu chuyện. Không nên vừa gọi điện thoại vừa làm việc khác. Nên dùng một số từ ngữ thể hiện là mình đang lắng nghe họ nói, đừng im lặng hoàn toàn.

Điều chỉnh âm lượng vừa đủ để tránh tình trạng đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Cũng đừng gào vào máy vì người ta sẽ nghĩ bạn đang quát vào tai người ta. Hãy trả lời thẳng vào vấn đề. Cuối buổi nói chuyện hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi để thống nhất cách giải quyết thích hợp.

 

 

 

ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-6

 

 

Mỉm cười khi nói nụ cười thân thiện hay không thì người nghe có thể biết được, vậy cho nên mỉm cười khi nói chuyện qua điện thoại sẽ đem cảm giác gần gũi, thân thiện cho cuộc trao đổi qua điện thoại.

Nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng. Nói một cách tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ khách hàng. Khi khách hàng muốn nhắn lại cho ai đó thì cần ghi chép đầy đủ thông tin: nội dung nhắn, người nhắn, thời gian nhắn.

 

 

Kỹ năng gọi nện thoại đi

 

Chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là thời điểm mà khách hàng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của khách hàng. Hơn nữa cần tìm hiểu tâm lý, thị hiếu của khách hàng trước khi gọi đến để nói như thế nào cho phù hợp. Cần chuẩn bị trước thông tin, nội dung cần trao đổi với khách hàng.

 

Nên và không nên gọi vào những thời điểm sau:

- Không nên gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.

- Không nên gọi vào giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.

- Không nên gọi điện thoại vào giờ có phim hay, có đá bóng hay.

- Buổi sáng nên gọi điện từ 9h00 đến 10h30

- Buổi trưa chiều từ 15h00 đến 16h30

 

  ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-7

 

Cuối cùng sắm một cuốn sổ điện thoại, cả một cây bút chì và giấy sticker nữa để gần máy điện thoại và tốc kí khi nói chuyện. Làm như thế sẽ giúp bạn nghe chủ động hơn và cung cấp thông tin chính xác hơn sau đó. Hãy nói “Vâng”, “Tôi hiểu”, “Tuyệt!” để tỏ rằng bạn quan tâm đến những lời họ nói. Xác nhận lại thông tin cuối mỗi cuộc gọi để chắc rằng cả hai đều nhất trí với những giải pháp đạt được.

  ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-8

 

Kết thúc cuộc gọi bằng cách cảm ơn người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn và tỏ ý mong được nói chuyện với họ lần sau (nếu thực như thế). Nếu không, hãy nói cám ơn và gác máy. Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội kinh doanh sau này cho bạn. Trong thời đại hội nhập và thông tin ngày nay, bạn sẽ chẳng bao giờ biết trước mình sẽ làm ăn với ai trong tương lai đâu. Vì thế, sẽ không khôn ngoan nếu bạn bỏ ngang mọi việc, trong khi tiếp điện thoại chẳng hạn. Hãy nhớ rằng trong nền kinh tế thị trường toàn cầu này, những vụ làm ăn béo bở được kí bởi những người thậm chí chưa biết mặt nhau.

Nào, hãy cùng nhấc máy và truyền thông điệp bạn muốn nói với thế giới ngày hôm nay nhé!

Để thực hiện chức năng này. Bạn vui lòng Đăng nhập nếu đã có tài khoản tại designs.vn

hoặc Đăng ký tài khoản miễn phí.

Bình luận trên Designs.vn

Tên của bạn Email của bạn
Lời bình của bạn
Mã hiển thị      Captcha
  • ACACIA - PASSION FOR FABRICS
  • Tuyen dung noi that
  • MM Interior
  • Tuyển THIẾT KẾ ĐỒ HỌA
  • youtube
  • Tin tuyển dụng thiết kế
Đăng ký nhận bản tin

a product of 3dgroup © 2019 Designs.vnGlobal design news and ideas